Où et comment stocker des données privées ?
Aujourd’hui, il est de plus en plus important de trouver des solutions sûres. Mais aussi fiables, afin de stocker des données privées et des documents importants. Les systèmes de gestion électronique des documents et les coffres-forts numériques sécurisés sont les deux options. Notamment les plus populaires auprès des entreprises et des particuliers.
Mais en quoi ces deux solutions de stockage des données privées sont-elles différentes ?
Nous allons voir les avantages et les inconvénients de la gestion des documents électroniques. Ainsi que celle des coffres-forts numériques sécurisés. Ceci pour vous aider à choisir la meilleure option de stockage pour vous.
Nous comparerons leurs caractéristiques. Ainsi que leur sécurité et leur coût afin de déterminer quel système est le plus adapté à vos besoins.
Qu’est-ce que la gestion électroniques des documents (GED) ?
La gestion électronique des documents (GED) est un système utilisé pour stocker. Mais aussi pour gérer et récupérer des documents numériques. Ce système est généralement utilisé par les entreprises et les organisations pour stocker les documents liés à leurs activités. Il s’agit de documents tels que des contrats, des factures, des données clients, des dossiers de ressources humaines et des informations financières.
Les systèmes de GED sont faits pour être sûrs, efficaces et rentables. Ils permettent aux entreprises de stocker et centraliser des documents. Ce qui les rend faciles à trouver et à consulter. Ils sont hautement personnalisables, de sorte qu’ils peuvent être adaptés pour répondre aux besoins spécifiques d’une organisation. Ils peuvent également s’intégrer à d’autres systèmes d’entreprise. Comme les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Afin de fournir une vue d’ensemble des données dans une entreprise.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique sécurisé ?
Les coffres-forts numériques sécurisés sont des dispositifs de stockage physique qui sont utilisés pour stocker des données et des documents sensibles. Ces coffres-forts sont conçus pour être sécurisés et inviolables. Ils sont généralement utilisés par les entreprises pour stocker des documents importants tels que des contrats, des dossiers financiers et des données clients.
Ils sont faits avec de multiples couches de sécurité, notamment le contrôle d’accès biométrique, le cryptage et les barrières physiques. Ces caractéristiques garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au coffre-fort et que les données qui y sont stockées sont protégées. Les coffres-forts sont également dotés d’un système qui garantit que les documents qu’ils contiennent ne seront pas endommagés en cas d’incendie.
Les caractéristiques des deux systèmes :
- Les systèmes de gestion électronique de documents et les coffres-forts numériques sécurisés présentent tous deux un certain nombre de caractéristiques qui les rendent adaptés au stockage de documents importants.
Les systèmes de GED offrent des fonctionnalités telles que:
- La gestion des versions de documents, qui permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées aux documents au fil du temps.
- Un contrôle d’accès, qui permet aux utilisateurs de limiter l’accès à certains documents.
- Des fonctions de recherche et d’extraction, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.
Les coffres-forts numériques, eux, offrent les fonctionnalités de la GED suivantes :
- Le contrôle d’accès biométrique, qui garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au coffre.
- D’un système de cryptage, garantissant la sécurité des données stockées dans le coffre-fort.
- Leurs sécurité.
- La sécurité des deux systèmes est d’une importance capitale.
Les systèmes de GED sont généralement conçus avec un certain nombre de fonctions de sécurité pour protéger les données contre les accès non autorisés. Il s’agit notamment du contrôle d’accès, du cryptage et des journaux d’audit.
Alors, la plupart des systèmes de GED sont hébergés dans des centres de données sécurisés. Ce qui constitue un niveau de sécurité supplémentaire.
Les coffres-forts numériques sont également développés avec un certain nombre de caractéristiques de sécurité pour garder les données.
Il s’agit notamment du contrôle d’accès biométrique, du cryptage et des barrières physiques très efficaces contre les attaques ou les intrusions.
Combien ça coûte ?
Les systèmes de GED sont généralement abordables. Car ils nécessitent des coûts d’installation et de maintenance minimes. De plus, ils peuvent être facilement adaptés aux besoins d’une organisation. Ce qui en fait une bonne option pour les entreprises de petite taille.
Les coffres-forts numériques nécessitent des coûts d’installation et de maintenance relativement peu élevés. Ils constituent une méthode sûre et fiable de stockage des documents, ce qui en fait une bonne option pour les entreprises qui doivent stocker des données sensibles.
Les différents avantages et inconvénients :
Lorsque l’on compare les avantages et les inconvénients des systèmes de gestion électronique des documents et des coffres-forts numériques sécurisés, il est important de tenir compte des besoins spécifiques d’une entreprise.
Le principal avantage des systèmes de GED est qu’ils sont hautement personnalisables et peuvent être adaptés pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise. Ils offrent un contrôle d’accès, des capacités de recherche et d’extraction, ainsi que la gestion des versions de documents. Cependant, les systèmes de GED nécessitent un coût d’installation initial et peuvent être vulnérables aux cyber-attaques.
Le principal avantage des coffres-forts numériques est qu’ils constituent une méthode sûre et fiable de stockage des documents. Cependant, les coffres-forts numériques nécessitent un coût d’installation initial et peuvent être difficiles d’accès en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès.
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