Solution de dématérialisation des notes de frais

La note de frais en un clic à porter de main

Les notes de frais sur mobile

Simple comme un bonjour, chacun de vos collaborateurs n’aura qu’à saisir sa note de frais pour un déplacement en voiture, train, avion, pour un repas client, une dépense ou parking… et  prendre en photo la facture sur son mobile. 

Centralisation des notes de frais

L’ensemble des notes de frais sera centralisé pour vérification et validation. Fini la feuille excel, le montant à rembourser et le total de la TVA sont calculés par salarié.  

Simplification de la fin de mois

Les montants des notes de frais sont envoyés à la paie et la synthèse à votre comptable avec les justificatifs. Lors du remboursement votre collaborateur en ai informé sur mobile.

Et bien plus encore !

Des clients heureux !

Comment gérer les notes de frais dans votre entreprise?

Actuellement une très grande partie des petites entreprise gèrent manuellement les notes de frais de leurs collaborateurs. C’est un vrai casse tête, pour tout le monde, surtout si les personnes travaillent à distance du lieu du siège. Combien de fois un salarié doit faire 1 à 2 heures de route pour juste déposer ses notes de frais. Sans parler des factures ou tickets perdus entre deux. 

Alors comment améliorer la chasse aux factures, réduire le temps de traitement et retrouver le sourire?

Tout d’abord définir les notes de frais en 4 catégories parmi les frais remboursables:

  • frais de déplacement : Ils comprennent les dépenses dues au transport (frais kilométriques, parking, prix des billets de transports en commun, taxis, carburant…)
  • frais d’hébergement : ils regroupent les frais de logement comme hôtel, gîte, chambre à louer, studio ou résidence secondaire sur le territoire national ainsi qu’à l’étranger.
  • frais de repas : il s’agit du remboursement des frais de restauration engagés par les salariés en situation de déplacement réalisés dans le cadre professionnel ou lors d’un déplacement
  • autres frais professionnels : les frais professionnels qui ne rentre pas dans les catégories précédente correspondent aux dépenses réalisées par un salarié dans l’exercice de ses fonctions.

Puis décider un workflow de validation, contrôle et remboursement

Si vous incluez le remboursement des notes de frais dans le bulletin de paie. Il vous est conseillé de définir la fin de mois comme date butoir pour vérifier et valider les notes de frais et les inclurent dans la fiche navette pour la paie.

Sinon,  comme beaucoup  société, le remboursement s’effectue en milieu de moi hors bulletin de paie. Le procès de validation et contrôle se fera après la paie pour un remboursement direct sur les comptes en milieu de mois.

Enfin définissez le premier niveau de validation de la demande de remboursement de la note de frais, souvent le manager du collaborateur. Il restera à la personne en charge de l’administratif à se concentrer sur le contrôle et le remboursement.

La gestion des notes de frais – Vous avez dit « paperasserie » et temps administratif 

Majoritairement, chaque salarié rempli sur papier ou un fichier Excel la date, montant, TVA, nom des clients, détail et commentaires chaque mois et scanne ou remet l’ensemble des justificatifs (ticket, facture….) manuellement avec une signature à la personne en charge de l’administratif.

C’est bien cette gestion administrative papier qu’il est possible de supprimer pour fluidifier, simplifier et réduites les heures passés à cette tache administrative récurrent et mensuel. Pour cela,  il existe sur le marché de très nombre solution perdant une dématérialisation des notes de frais et sa gestion grâce au module note de frais de la solution de gestion administrative du personnel Hifivework. 

Un outil de gestion des notes de frais dématerialisés offre de nombreux avantages pour faciliter l’ensemble des traitements énumérés ci-dessus. 

En effet, l’outil dispose de fonctionnalités qui permettent :

  • la dématérialisation des notes de frais : la note de frais est saisie par le salarié et le justificatif pris en photo. Les pièces justificatives ne sont plus perdues
  • la centralisation des notes de frais : les demandes de remboursement rentre dans un workflow de validation et de contrôle. Chaque collaborateur garde l’historique, connait l’état de demande de remboursement.
  • la comptabilisation : dès la finalisation de la fin de mois, l’outil génère un fichier Excel avec la synthèse de l’ensemble des notes de frais par catégories et salariés avec les justificatifs à transmettre au comptable pour comptabilisation.

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