Depuis la phase post Covid-19, le télétravail est omniprésent dans notre quotidien professionnel. Beaucoup d’employés sont distrait par les réunions à rallonge en distanciel alors que leurs attentions est captivé lors des débats en présentiel. Il est difficile pour les managers de susciter de l’engouement auprès de son public. Pourtant ce n’est pas l’envie qui manque. Comment créer un lien de proximité avec ses équipes lors d’une réunion virtuelle ?
Créer du lien avec les employés
Pour avoir un lien avec ses collaborateurs et réussir les réunions en télétravail, premièrement, il faut communiquer l’heure à laquelle commence réellement la réunion. Deuxièmement, il faut utiliser un logiciel de visioconférence fiable et former les personnes pour que tous les employés sachent utiliser le logiciel.
Il est aussi important de créer un environnement propice pour laisser les personnes s’exprimer aisément et avoir de l’interaction. La réunion doit être concis et structuré pour ne pas perdre l’attention de son audience. Ces ingrédients installerons une confiance entre les employés et le manager pour pouvoir diriger la réunion efficacement et simplement.
Savoir gérer les réunions en télétravail
Le support visuel mit en plus de sa caméra peut aider à la concentration de son équipe. Un support visuel comme une présentation PowerPoint, un tableau blanc virtuel ou un document partagé permet de présenter des informations claire et structurée. Ceci peut faciliter la compréhension des participants.
Plus le support visuel sera bien conçu, plus le maintient de l’attention des collaborateurs sera haut. Avec ceci, le présentateur de la réunion peut compenser partiellement la perte des signaux non verbaux en ajoutant des éléments visuels qui appuient les propos et facilitent la compréhension.
Il est important de faire travailler les participants en temps réel via le support visuel. Cela favorisera la collaboration, permettant à chacun d’apport sa pierre à l’édifice et d’effectuer des modification instantanément. C’est utile lors de séances de brainstorming ou de réunions axé sur une résolution d’un problème précis.
Mettre les employés dans les meilleures conditions
Il est possible de présenter une réunion en groupe ou en duo pour avoir un relais et que les employé ne se lasse pas de la voix d’une seule personne.
Définissez des règles de conduite pour la réunion en visioconférence quand elle se fait avec un grand nombre de personnes, comme couper le microphone lorsqu’on ne parle pas pour éviter des bruits parasites ou autre, utilisé l’option « lever la main » pour prendre la parole, éviter les interruptions, etc. Cela favorisera un environnement respectueux et aidera à maintenir l’ordre pendant la réunion.
De plus, il est important d’imposer des pauses pour les réunions longues pour garder l’attention des employés même si ils sont chez eux.
